Wanneer begin je met verlengen zodat er geen gat valt tussen twee vergunningen?

Verlengen is geen handeling maar een periode. Wie op de einddatum begint, staat vrijwel zeker een aantal dagen zonder geldige vergunning op een plek waarvoor hij wel betaalt. Dit stappenplan rekent terug vanaf de einddatum en loopt in acht stappen van het eerste seintje tot de bevestiging van de gemeente.

Waarom een gat tussen twee vergunningen duur is

Een dag zonder geldige vergunning is niet hetzelfde als een dag vrij. Je staat er niet, dus je hebt geen omzet, terwijl je vaste kosten gewoon doorlopen: stalling, verzekering, afschrijving en eventueel personeel dat je al had ingeroosterd. Wie dat doorrekent zoals in de berekening van wat een standplaatsdag werkelijk kost, ziet dat één gemiste week zwaarder weegt dan een heel jaar aan administratieve moeite.

Er is een tweede reden. Standplaatsen op de openbare weg vallen onder de gemeentelijke APV en de marktverordening, en gemeenten werken met wachtlijsten of belangstellendenlijsten. Een plek die vrijkomt, blijft niet leeg omdat jij hem gewend was. Wie te laat is, verliest dus niet alleen die weken maar mogelijk de plek zelf.

Vaste klanten zijn de derde reden. Mensen die elke donderdag bij je kopen, kopen na twee lege donderdagen ergens anders. Dat is de kostenpost die je nergens terugziet en die het langst doorwerkt.

Terugrekenen vanaf de einddatum

De juiste startdatum bepaal je niet met een vuistregel maar door achteruit te rekenen. Neem de einddatum van je huidige vergunning en trek daar de tijd van af die de gemeente nodig heeft, de tijd die jij nodig hebt om je stukken op orde te krijgen, en een marge voor vragen die tussendoor komen.

Die eerste post staat meestal in de vergunning zelf of in de voorwaarden. Staat er niets, bel dan de afdeling die erover gaat en vraag ernaar. Noteer het antwoord bij de plek, want het is bij elke volgende verlenging weer bruikbaar.

Terugrekenschema vanaf de einddatum van je vergunning

Moment	Wat je op dat moment doet
Ruim voor de einddatum	Eerste seintje, dossier openen en de regels nalezen
Halverwege je marge	Bijlagen verzamelen, verlopen documenten vernieuwen
Voor de uiterste indiendatum	Aanvraag indienen en de ontvangstbevestiging opslaan
Tussen indienen en beslissing	Rappelleren en vragen beantwoorden
Na de beslissing	Nieuwe einddatum en voorwaarden vastleggen, volgende seintje zetten

Het stappenplan in acht stappen

1. Zet het eerste seintje. Niet op de einddatum, maar op de startdatum die je hebt teruggerekend. Zet er meteen bij om welke plek en welke gemeente het gaat, want in een druk seizoen wil je niet hoeven zoeken.
2. Open het dossier en lees de voorwaarden opnieuw. Gemeenten stellen hun regels bij. Controleer of je afmetingen, je assortiment, je opbouwtijden en je aggregaat nog binnen de voorwaarden vallen die nu gelden, niet die van de vorige keer.
3. Controleer je bedrijfsgegevens. Klopt de tenaamstelling nog, klopt je adres, klopt je activiteit? Inschrijving in het Handelsregister is verplicht voor ondernemingen, je KVK-nummer bestaat uit acht cijfers en bij inschrijving hoort een SBI-code die je activiteit beschrijft. Wijk je daarvan af, herstel dat dan eerst bij de Kamer van Koophandel.
4. Vernieuw wat verloopt voordat je indient. Verzekeringspolis, keuringen van je elektrische installatie volgens NEN 3140, de keuring van je brandblusser, je hygiënedocumenten en je allergenenoverzicht. Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004 en allergeneninformatie onder EU-verordening 1169/2011, met veertien aangewezen allergenen.
5. Vul de aanvraag in en dien hem in. Gebruik dezelfde schrijfwijze van je bedrijfsnaam als in het Handelsregister en verwijs bij verlenging naar het kenmerk van je huidige vergunning. Dien in via het kanaal dat de gemeente noemt, ook als je de behandelaar persoonlijk kent.
6. Bewaar het bewijs van indienen. Sla de ontvangstbevestiging, het kenmerk en de datum op bij de plek. Zonder bewijs van indienen sta je zwak als er later discussie ontstaat over of je op tijd was.
7. Rappelleer op een vast moment. Hoor je halverwege de beslistermijn niets, bel dan en vraag of het dossier compleet is. Dat is het moment waarop ontbrekende bijlagen nog gewoon kunnen worden nagestuurd zonder dat het je weken kost.
8. Verwerk de beslissing dezelfde week. Zet de nieuwe einddatum vast, sla de nieuwe voorwaarden op, pas je werkwijze aan als er iets is gewijzigd en zet meteen het seintje voor de volgende ronde.

De drie stappen die in de praktijk vastlopen

Bijlagen die net niet meer geldig zijn

Stap vier is de stap die het vaakst tijd kost, omdat je pas bij het invullen ontdekt dat een keuring is verlopen. Een keuring inplannen kost dagen tot weken, en tot die tijd ligt je aanvraag stil. Leg daarom naast elke vergunning een lijstje met de bijlagen en hun eigen einddatums, zodat je die tegelijk kunt bewaken. Hoe dat misgaat als je het niet doet, staat beschreven bij de fouten waardoor mobiele verkopers hun standplaats kwijtraken.

Rappelleren zonder dat je weet wie je moet hebben

Stap zeven strandt vaak op een algemeen telefoonnummer. Noteer daarom bij elke plek de naam en het doorkiesnummer van de behandelaar, de marktmeester of de standplaatsbeheerder, en werk dat bij zodra iemand vertrekt. Eén naam bespaart je bij elke verlenging een halve ochtend.

De beslissing die ongelezen in de map verdwijnt

Stap acht wordt overgeslagen omdat de spanning eraf is zodra het "ja" binnen is. Toch staat juist in die brief de nieuwe einddatum, staan er soms gewijzigde voorwaarden in en staat erin binnen welke termijn je kunt reageren als je het ergens niet mee eens bent. Lees hem één keer goed en verwerk hem dezelfde week.

Wat je doet als het toch krap wordt

Merk je dat je laat bent, ga dan niet wachten op de post. Bel de gemeente, leg uit wat je situatie is en vraag wat er nog mogelijk is: soms kun je met een onvolledige aanvraag indienen en bijlagen nasturen, soms is er een tijdelijke oplossing voor de weken tussen twee vergunningen. Zet daarna schriftelijk vast wat er is afgesproken, met de datum en de naam van degene die je sprak.

Bewaar die correspondentie bij het dossier van die plek en gooi hem niet weg als de nieuwe vergunning binnen is. De bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar en vergunningdossiers horen daar in de praktijk bij: als er ooit discussie ontstaat over anciënniteit of over een eerdere afspraak, is die brief je enige bewijs.

Verlengen zo vastleggen dat het volgend jaar vanzelf gaat

De winst van dit stappenplan zit niet in één keer goed verlengen, maar in het feit dat je het volgend jaar niet opnieuw hoeft uit te zoeken. Leg per plek vast wat je bij deze ronde hebt geleerd:

• de startdatum die achteraf goed bleek te zijn, en of je marge te ruim of te krap was;
• het kanaal waarlangs de gemeente wil dat je indient;
• de bijlagen die deze gemeente wil zien, in de volgorde waarin ze gevraagd worden;
• de naam en het nummer van de behandelaar;
• hoeveel tijd er zat tussen indienen en beslissing.

Die vijf gegevens maken de volgende verlenging tot een halfuur werk. Sta je in meerdere gemeenten, dan is dit ook precies wat het verschil verklaart tussen die gemeenten; het artikel over de regels die per gemeente verschillen gaat daar dieper op in.

Wie dat allemaal op één plek wil hebben, met een waarschuwing die uit zichzelf afgaat, gebruikt daar de vergunningagenda van Standplaatsagenda voor: per plek de einddatum, de voorwaarden, de bijlagen met hun eigen datums en de contactpersoon, plus een seintje op de startdatum die jij hebt ingesteld. De achtergrond bij die keuzes staat op de pagina over Jimenez Julien.

Conclusie: begin bij de startdatum, niet bij de einddatum

Een verlenging gaat mis in de weken voordat je eraan begint, niet in de weken daarna. Wie terugrekent vanaf de einddatum, zijn bijlagen vooraf op orde brengt en de beslissing dezelfde week verwerkt, houdt zijn plek zonder één lege dag.

Standplaatsagenda zet die startdatum voor je klaar, bewaart je bijlagen bij de juiste plek en waarschuwt je ruim voordat er iets afloopt. Wil je dat een keer zien met je eigen gemeenten en einddatums erin, stuur dan een bericht via het contactformulier, dan plannen we een demo buiten je marktdagen om.