Wat moet je de avond voor een marktdag allemaal klaarzetten en nalopen?

De avond voor een marktdag is het laatste moment waarop een vergeten ding nog gratis is. Wat je dan nalopen kunt, kost je vijf minuten; wat je de volgende ochtend op de kraam ontdekt, kost je een halve dag omzet of een boze klant. Deze checklist loopt langs papieren, wagen, voorraad, geld en rit, in de volgorde waarin je ze normaal ook aanpakt.

Waarom de avond ervoor het goedkoopste moment is

Een marktochtend begint vroeg, in het donker, vaak met haast. Dat is precies de toestand waarin je hoofd geen extra beslissingen aankan. Alles wat je de avond ervoor al hebt gecontroleerd, hoeft de volgende ochtend niet meer bedacht te worden.

Er zit nog een tweede voordeel aan. Ontdek je om acht uur 's avonds dat je gasfles bijna leeg is, dan kun je die nog halen of ruilen. Ontdek je het om half zes 's ochtends, dan sta je met een koude bakplaat op een plek die je al betaald hebt.

Behandel deze lijst daarom als een vaste ronde, niet als iets wat je erbij doet als er tijd over is. In de geschetste werkweek van een foodtruck is te zien hoe die avondronde precies past tussen het schoonmaken en het slapen.

De papieren die mee moeten

Een toezichthouder kondigt zich niet aan. De kans dat er naar je stukken wordt gevraagd is op elke dag klein, maar over een heel jaar niet te verwaarlozen. Zorg dat je alles op je telefoon kunt openen en dat de belangrijkste stukken ook op papier in de wagen liggen, voor het geval je geen bereik hebt.

• De standplaatsvergunning voor deze gemeente, met de voorwaarden erbij en een geldige einddatum.
• Je bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Inschrijving in het Handelsregister is verplicht voor ondernemingen, en je KVK-nummer bestaat uit acht cijfers.
• Het polisblad van je aansprakelijkheidsverzekering, met het lopende jaar erop.
• De keuringsbewijzen van je gas- en elektrainstallatie. NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie van elektrische arbeidsmiddelen; controleer of de datum nog binnen het interval valt.
• Je hygiënedocumenten. Voedselveiligheid valt onder EU-verordening 852/2004; je werkt volgens de HACCP-principes of gebruikt een goedgekeurde hygiënecode, zoals de Hygiënecode voor de Horeca. De NVWA houdt daar toezicht op.
• Je allergenenoverzicht, geregeld in EU-verordening 1169/2011 met veertien aangewezen allergenen. Ook bij onverpakte producten moet de informatie beschikbaar zijn; mondeling verstrekken mag als het schriftelijk is vastgelegd en de klant weet waar hij het kan opvragen.
• Een leesbaar bordje of kaartje waarop staat waar klanten die allergeneninformatie kunnen krijgen.

Loop bij het nalopen niet alleen op aanwezigheid maar op datum. Een vergunning die volgende week afloopt is vanavond nog geldig, maar hij vraagt wel om actie. Hoe je die verlenging op tijd in gang zet, staat in de gids voor het aanvragen van een standplaatsvergunning.

De wagen en de techniek

Techniek geeft zelden zonder waarschuwing de geest, maar de waarschuwing komt meestal op een moment dat je geen tijd hebt om te luisteren. Deze ronde kost een kwartier.

Energie en koeling

• Gasfles gewogen of geschud, reservefles aanwezig en aangesloten of direct aansluitbaar.
• Aggregaat getankt, jerrycan gevuld, verlengsnoeren en haspel compleet en heel.
• Koeling aan het eind van de avond op temperatuur, thermometer werkt, koelelementen in de vriezer.
• Accu van je wagen en van je telefoon volledig opgeladen, powerbank mee.

Opbouw en veiligheid

• Luifel, schragen, stootranden en spanbanden compleet in de wagen, niet in de schuur.
• Brandblusser en blusdeken op hun plek en binnen de keuringsdatum.
• Verbanddoos aangevuld, met name pleisters en brandwondengel.
• Schoonmaakmiddelen, doeken, handschoenen en handzeep bijgevuld.
• Afvalzakken, en als de gemeente dat vraagt, je eigen afvalbak.

Voorraad, koeling en allergenen

Voorraad is het onderdeel waarop je het meest kunt verdienen en verliezen. Te weinig meenemen kost omzet, te veel meenemen kost derving. Baseer je hoeveelheid op de dagstaten van dezelfde plek op dezelfde dag, niet op je gevoel van vorige week.

• Vers ingekocht, geportioneerd en gelabeld, met de houdbaarheidsdata zichtbaar.
• Droge waar aangevuld: verpakkingen, bekers, servetten, bakpapier, sauzen.
• Prijskaarten en menubord actueel, ook als je gisteren een prijs hebt aangepast.
• Allergeneninformatie bijgewerkt zodra je een recept of leverancier hebt gewijzigd. Dat gebeurt vaker dan je denkt.
• Verkoop je alcohol, controleer dan of je leeftijdscontrole geregeld is. De Alcoholwet heet sinds 1 juli 2021 zo en de leeftijdsgrens voor het verstrekken van alcohol is 18 jaar.

Geld, kassa en betalen

Op de kraam wil je geen enkele twijfel over betalen. Klanten die niet kunnen afrekenen, lopen door naar de kraam ernaast.

• Pinautomaat opgeladen, aan- en afgemeld getest, bonrol vervangen.
• Wisselgeld geteld en klaargelegd in de coupures die op deze plek nodig zijn.
• Een tweede betaalmogelijkheid achter de hand. iDEAL is de meest gebruikte online betaalmethode in Nederland, wordt beheerd door Currence en maakt sinds 2024 deel uit van het European Payments Initiative; een betaalverzoek is een bruikbare uitwijk als je pinautomaat weigert.
• Weet wat je doet als een zakelijke klant een factuur vraagt. Een factuur moet onder meer de factuurdatum bevatten, een opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief en het btw-tarief met het btw-bedrag.
• Dagstaat van gisteren afgesloten, zodat je vanochtend met een schone lei begint.

Wie zijn dagstaten consequent invult, ziet na een paar weken welke dagen dragen en welke vooral kosten. Hoe je dat doorrekent staat in de berekening van wat een standplaatsdag werkelijk kost.

De rit en de plek

De laatste categorie wordt het vaakst overgeslagen, terwijl er fiscaal het meeste aan vastzit.

• Route gecontroleerd op wegwerkzaamheden, en de opbouwtijd van deze gemeente nog even nagekeken.
• Tank vol of tankpas mee, bandenspanning gecontroleerd bij volle belading.
• Kilometerstand genoteerd. Een sluitende rittenregistratie bevat per rit ten minste de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit.
• Rijd je met een auto van de zaak, dan telt dat dubbel: de bijtelling voor privegebruik bedraagt standaard 22 procent van de cataloguswaarde, en er is geen bijtelling bij minder dan 500 privekilometers per kalenderjaar, aan te tonen met zo'n sluitende registratie.
• Rijd je met je eigen wagen voor de zaak, houd dan je kilometers bij; de onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt sinds 1 januari 2024 0,23 euro per kilometer.
• Telefoonnummer van de marktmeester of de standplaatsbeheerder binnen handbereik, voor het geval je later bent dan afgesproken.

De laatste ronde voor je gaat slapen

Als alles hierboven staat, blijven er vijf handelingen over die je in twee minuten doet.

1. Wekker gezet, en een tweede wekker op een ander apparaat.
2. Sleutels, telefoon, pinautomaat en portemonnee op één plek bij de deur.
3. Weerbericht gecheckt op wind, want wind bepaalt of je luifel en je parasol mee kunnen.
4. Even in je agenda gekeken of er deze week een termijn afloopt.
5. Wagen afgesloten en het licht in de koeling gecontroleerd.

Die vierde stap is degene die het verst vooruit kijkt. Precies daarvoor bestaat de dagplanner van Standplaatsagenda: je dagpagina toont wat er vandaag moet en welke vergunning binnenkort aandacht vraagt, en de documentenkluis houdt je papieren bij de plek waar ze horen. Bewaar je dagstaten netjes, dan is je administratie ook meteen compleet; de bewaarplicht daarvoor is zeven jaar. Wie de agenda schrijft en onderhoudt, lees je bij Jimenez Julien.

Conclusie: een vaste ronde scheelt je een onrustige ochtend

Een goede marktdag begint niet met hard werken, maar met niets vergeten. Een vaste avondronde langs papieren, techniek, voorraad, geld en rit maakt van de ochtend een kwestie van rijden en opbouwen, in plaats van improviseren.

Standplaatsagenda zet die ronde voor je klaar per plek en per dag, met je documenten erbij en een seintje voordat een vergunning verloopt. Wil je die dagpagina een keer zien met je eigen plekken erin, stuur dan een bericht via het contactformulier, dan plannen we een demo op een dag dat je niet op de markt staat.