Kun je je standplaatsen en vergunningen bijhouden in een spreadsheet of heb je meer nodig?

Een spreadsheet kost niets, is in een middag gemaakt en doet verrassend veel. Toch loopt bijna elke mobiele verkoper er op enig moment tegenaan: het bestand klopt wel, maar het geeft geen kik als er iets afloopt. Deze vergelijking legt de papieren map, de spreadsheet en een agenda met signalering naast elkaar op de punten die op de kraam echt tellen.

Wat je precies aan het bijhouden bent

Voordat je manieren kunt vergelijken, moet duidelijk zijn wat er bijgehouden moet worden. Bij mobiele verkoop zijn dat vier soorten gegevens, en ze hebben elk hun eigen ritme.

• Plekken en dagen. Welke standplaats op welke dag, met opbouwtijd, afmetingen en de afspraken die daarbij horen.
• Termijnen. Einddata van vergunningen, opzegtermijnen, aanvraagvensters en de datums waarop de gemeente iets van je verwacht.
• Documenten. De vergunning zelf, de voorwaarden, je verzekeringspolis, keuringsbewijzen en de correspondentie met de gemeente.
• Cijfers. Wat een dag opbrengt en wat hij kost, per plek, zodat je aan het eind van het seizoen iets te beslissen hebt.

Die vier lopen door elkaar heen. Standplaatsen op de openbare weg zijn gemeentelijk geregeld, via de plaatselijke verordening en de marktverordening, dus zodra je in twee of drie gemeenten staat vermenigvuldigt alles zich. Waarom dat zo is, staat uitgebreider in het artikel over de verschillen tussen gemeentelijke standplaatsregels.

Manier een: de map in de bus

De papieren map is nog steeds de meest gebruikte methode, en dat is niet gek. Hij werkt zonder stroom, zonder bereik en zonder abonnement.

Wat eraan deugt

Je hebt je stukken fysiek bij je op het moment dat er iemand naar vraagt. Een map opent altijd. Er is geen wachtwoord, geen update en geen scherm dat in de zon niet leesbaar is.

Voor wie op een of twee vaste plekken staat en al jaren dezelfde vergunning verlengt, is een map met tabbladen vaak genoeg. De structuur zit dan grotendeels in je hoofd, en dat werkt zolang er weinig verandert.

Waar het misgaat

Een map onthoudt niets. Hij toont wat erin zit, maar hij zegt nooit dat een datum nadert. De einddatum staat op het papier, maar het papier ligt in de bus en jij staat achter de kraam.

Daar komt bij dat een map maar op een plek tegelijk kan zijn. Word je ziek en neemt iemand anders je dag over, dan zoekt die persoon zich suf. En raakt de map kwijt of nat, dan raak je stukken kwijt waarvan je de kopie nergens anders hebt liggen.

Manier twee: de spreadsheet

De spreadsheet is de logische volgende stap, en voor veel ondernemers een prima stap. Je maakt kolommen voor gemeente, plek, dag, vergunningnummer, begindatum en einddatum, en je hebt overzicht.

Wat eraan deugt

Je kunt sorteren op einddatum, filteren op gemeente en optellen wat een maand heeft opgebracht. Je kunt het bestand delen met je boekhouder. Het kost niets extra's als je het pakket toch al hebt, en je bent er niemand rekenschap over verschuldigd.

Wie zijn dagstaten netjes in een tabblad zet, heeft na een seizoen bruikbare cijfers. Hoe je die cijfers vervolgens leest, staat in het artikel over wat een standplaatsdag werkelijk kost.

Waar het misgaat

Een spreadsheet is geduldig, en dat is precies het probleem. Hij accepteert een verkeerd getypte datum, een dubbele regel en een lege cel zonder morren. Fouten blijven maanden staan omdat niets ze aanwijst.

Verder blijft ook een spreadsheet passief. Hij weet wanneer je vergunning afloopt en zegt er niets over. Je moet het bestand zelf openen, en juist in je drukste weken open je het niet.

Het derde bezwaar is de documentenkant. In een cel past een verwijzing, geen scan. In de praktijk ontstaat er dan een tweede systeem: een mappenstructuur op je telefoon, een paar foto's in je berichtenapp en een enkele bijlage die alleen in je e-mail bestaat. Op het moment dat je iets moet aantonen, zoek je op drie plekken tegelijk.

Manier drie: een agenda die zelf aan de bel trekt

De derde manier draait het om. In plaats van een lijst die je moet raadplegen, krijg je een agenda die zich meldt. Elke plek is een terugkerende afspraak, elke vergunning heeft een einddatum, en aan die einddatum hangen seintjes die vooruit werken.

Het verschil zit in wat er gebeurt als je niets doet. Bij een map en een spreadsheet gebeurt er niets. Bij een agenda met signalering gebeurt er iets: ruim van tevoren, halverwege en vlak voor de uiterste datum.

Daarnaast hangen de documenten aan de plek waar ze horen. Je vergunning zit aan de gemeente vast, je polis aan je onderneming, je keuringsbewijs aan je wagen. Dat scheelt zoeken op het moment dat iemand ernaar vraagt, en het scheelt paniek als je een aanvraag opnieuw moet indienen.

De drie manieren naast elkaar

Punt	Map in de bus	Spreadsheet	Agenda met signalering
Kosten per maand	Vrijwel niets	Vrijwel niets	Een vast abonnement
Waarschuwt uit zichzelf	Nee	Nee	Ja, op momenten die je zelf kiest
Documenten erbij	Ja, op papier	Alleen als verwijzing	Ja, per plek en per gemeente
Meerdere gemeenten	Onhandig	Werkbaar	Ontworpen voor
Over te dragen bij ziekte	Nauwelijks	Deels	Ja, met leesrechten
Terug te vinden na jaren	Afhankelijk van je ordner	Afhankelijk van je bestandsnamen	Op datum en op plek
Risico bij verlies	Alles weg	Afhankelijk van je back-up	Kopie op de server

Wat de bewaarplicht en de AVG met je keuze doen

Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven, en voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Dat is voor een map een zware opdracht: zeven jaargangen papier vragen ruimte en blijven alleen bruikbaar als iemand ze consequent opbergt.

Zodra je gegevens van anderen vastlegt, bijvoorbeeld van een medewerker die op zaterdag meehelpt of van zakelijke klanten die op factuur kopen, komt de Algemene verordening gegevensbescherming in beeld. Die geldt sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG.

Drie punten zijn voor een kleine onderneming het meest concreet:

1. Een verwerkingsregister volgt uit artikel 30 van de verordening. De uitzondering voor kleine organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, en dat is bij een terugkerende administratie eigenlijk altijd het geval.
2. Werk je met een leverancier die gegevens voor je opslaat, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij op grond van artikel 28.
3. Gaat er iets mis, dan meld je een datalek in beginsel binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en registreer je elk lek intern.

Een verloren map is in die zin niet alleen vervelend, het kan ook een meldplicht opleveren. Een systeem met toegangsrechten en een kopie buiten je bus maakt dat verhaal een stuk eenvoudiger.

Wanneer welke keuze verstandig is

Hieronder drie geschetste situaties, bedoeld als voorbeeld en niet als klantverhaal.

Een vaste plek, een gemeente

Sta je al jaren op dezelfde donderdagmarkt in dezelfde gemeente, dan is een map met een goede tabbladindeling en een jaarlijkse herinnering in je telefoon vaak voldoende. Het aantal termijnen is klein en je kent ze.

Drie tot vijf plekken in twee gemeenten

Hier begint de spreadsheet te lonen, en hier begint hij ook te wringen. Je hebt genoeg regels om overzicht te willen, en genoeg termijnen om er een te missen. Wie in deze fase zit, doet er goed aan minstens de einddata dubbel te zetten: in het bestand en in een agenda die meldt.

Meerdere gemeenten, wisselende dagen, soms personeel

Vanaf hier is losse administratie eigenlijk niet meer te doen. Er zijn te veel voorwaarden, te veel contactpersonen en te veel momenten waarop iemand anders moet kunnen zien wat er die dag hoort te gebeuren. Hoe zo'n week eruitziet, is te lezen in de geschetste werkweek van een foodtruck.

Wat je meeneemt als je overstapt

Overstappen hoeft geen project te zijn. Begin met de termijnen, want die leveren het meeste op. Zet daarna per gemeente je documenten erbij en pas als laatste je cijfers, zodat je onderweg niets kwijtraakt.

• Alle vergunningen met begindatum, einddatum en het venster waarin je moet verlengen.
• Per gemeente de contactpersoon, de voorwaarden en de manier waarop je moet indienen.
• De scans die je nu op je telefoon hebt staan, in een map per gemeente.
• De dagstaten van het lopende jaar, zodat je vergelijkingsmateriaal houdt.

Dat is precies de opbouw van de standplaatsagenda van Standplaatsagenda: plekken, termijnen, documenten en dagstaten in een agenda die je op je telefoon leest en die op tijd waarschuwt. Wie het bouwt en waarom hij zich in gemeentelijke standplaatsregels verdiepte, lees je op de pagina over Jimenez Julien.

Conclusie: de vraag is niet welk systeem netter is, maar welk systeem je wakker maakt

Een map en een spreadsheet zijn allebei bruikbaar, en voor een kleine, stabiele praktijk is er weinig reden om te wisselen. Zodra je in meerdere gemeenten staat, meerdere termijnen hebt en soms iemand anders je dag draait, verandert de vraag. Dan gaat het niet meer om waar je gegevens staan, maar om wat er gebeurt als je even niet oplet.

Standplaatsagenda is voor die situatie gemaakt: een agenda die je plekken, je papieren en je termijnen bij elkaar houdt en zelf aan de bel trekt voordat een vergunning verloopt. Wil je zien hoe je huidige lijst eruitziet als agenda, laat het dan weten via het contactformulier, dan lopen we hem samen door.